Các bước trong quy trình điều hành tour để có chuyến đi hoàn hảo nhất

Các bước trong quy trình điều hành tour để có chuyến đi hoàn hảo nhất

Để đảm bảo cho những tour du lịch hoàn hảo nhất thì cần rất nhiều bộ phận. Tuy nhiên bộ phận quan trọng nhất có lẽ là những người điều hành tour. Các bạn có biết học thực hiện công việc này như thế nào không? Tất cả đều theo quy trình điều hành tour từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc. Hãy xem các bước của quy trình này trong bài viết sau.

Bước chuẩn bị tour

Đây là bước khá quan trọng trong quy trình điều hành tour. Nó quyết định điểm dừng chân của mỗi chuyến đi cho khách du lịch. Trong bước này có rất nhiều bước nhỏ như sau

Chuẩn bị xe : Đầu tiên những người điều hành quản lý tour sẽ liên hệ với đơn vị chức năng phân phối để đặt xe. Chọn những xe có thời hạn xuất bến tương thích với lịch trình tour tương ứng. Tất nhiên họ cũng phải dự trữ những giải pháp cho những sự cố xảy ra từ nhà phân phối. Khi đã liên hệ với xe thì báo cho nhà phân phối số lượng xe, số lượng khách. Đồng thời cũng xin số điện thoại cảm ứng lái xe, những thông tin liên hệ khách. Sau đó sẽ liên lạc với lái xe để thông tin thông tin đơn cử .

Liên hệ với hướng dẫn viên du lịch du lịch : Dựa vào bảng phân công việc làm mà liên hệ với hướng dẫn viên du lịch cho hài hòa và hợp lý. Sau khi đã liên hệ với hướng dẫn viên du lịch đơn cử thì thông tin một số ít thông tin cho hướng dẫn viên du lịch. Cụ thể là tour du lịch đi đến khu vực nào, lượng khách, điểm đón. Đồng thời nhu yếu hướng dẫn viên du lịch chuẩn bị sẵn sàng những việc làm để tour diễn ra thuận tiện .

Liên hệ với hướng dẫn viên chuẩn bị các công việc để tour diễn ra thuận lợi.

Liên hệ khu vực lưu trú : Dựa trên nhu yếu của tour mà những nhân viên cấp dưới điều hành quản lý tour sẽ đặt phòng khách sạn cho hài hòa và hợp lý. Thông thường họ sẽ thống nhất với 1 số ít khách sạn trước đó và có một hạng mục khách sạn sẵn. Khi cần chỉ việc liên hệ với bộ phận đặt phòng khách sạn và thông tin 1 số ít thông tin tương quan đến khách .

Cụ thể là số phòng, số giường, tiện lợi trong từng phòng. Họ cũng sẽ cung ứng thông tin về ngày nhận phòng, số ngày lưu trú và tên hướng dẫn viên du lịch đại diện thay mặt .

Liên hệ nhà sản xuất dịch vụ nhà hàng siêu thị :

Vấn đề ẩm thực ăn uống của khách du lịch cũng khá quan trọng. Thông thường họ cũng sẽ có những hạng mục nhà hàng quán ăn và liên hệ luôn. Tuy nhiên có trường hợp người mua nhu yếu khác thì phải triển khai tìm kiếm và nhìn nhận chất lượng .

Khi đã có nhà hàng quán ăn đạt nhu yếu thì liên hệ để nhận menu và làm giá đơn cử. Sau đó xác nhận và gửi hợp đồng. Lúc này sẽ xác nhận luôn ngày giờ Giao hàng và phương pháp thanh toán giao dịch .

Bảo hiểm :

Bước chuẩn vị này cũng khá quan trọng để tránh những rủi ro đáng tiếc khi thực thi tour. Nhân viên quản lý tour sẽ liên hệ với đơn vị chức năng bảo hiểm để lập những hợp đồng bảo hiểm .

Lập phiếu tạm ứng với phòng kế toán:

Khi đã thực thi việc sẵn sàng chuẩn bị xong thì những nhân viên cấp dưới này sẽ triển khai lập phiếu tạm ứng cho hướng dẫn viên du lịch. Đồng thời cũng triển khai thủ tục chi cho những bên đối tác chiến lược. Chẳng hạn như chi cho bảo hiểm, làm bảng xác nhận dịch vụ xe, lập chứng từ dịch vụ lưu trú, ẩm thực ăn uống cho phòng kế toán. Sau đó phòng kế toán sẽ kết toán vào cuối tháng .

Bước thực hiện tour

Đây là bước thứ hai trong quy trình điều hành tour. Trong bước thực hiện này cũng chia làm nhiều bước nhỏ như:

Đầu tiên là kiểm tra lại công tác làm việc sẵn sàng chuẩn bị trước khi mở màn khởi hành là 4 tiếng. Khi phát sinh sự cố thì những người quản lý tour phải phối hợp với những bộ phận để xử lý. Có những giải pháp thay thế sửa chữa để việc triển khai tour được bảo vệ .

Sau khi đã kiểm tra hàng loạt công tác làm việc sẵn sàng chuẩn bị tour thì giao việc làm cho hướng dẫn viên du lịch. Cụ thể là tương hỗ hướng dẫn viên du lịch làm thủ tục tạm ứng. Nhắc nhở hướng dẫn viên du lịch về tour, kiểm tra công tác làm việc chuẩn bị sẵn sàng của họ cho chuyến đi. Sau đó giao phiếu nhìn nhận tour cho hướng dẫn viên du lịch

Và khi xe dời đi cho đến khi kết thúc thì những người quản lý và điều hành tour đều phải theo dõi quy trình. Trước khi khởi đầu chuyến hành trình dài thì hướng dẫn viên du lịch phải liên hệ lái xe để đón xe, hướng dẫn khách lên xe. Nếu có sự cố chậm trễ của khách thì phải tìm giải pháp giải quyết và xử lý ngay lập tức. Người quản lý và điều hành tour cũng phải thực thi kiểm tra trong bước này .

Người điều hành tour cũng phải thực hiện kiểm tra trong quá trình thực hiện tour

Trong quy trình thực thi tour, bất kỳ sự cố nào mà hướng dẫn viên du lịch không giải quyết và xử lý được phải bảo ngay cho điều hành quản lý tour giải quyết và xử lý. Trong hàng loạt quy trình tour, hướng dẫn viên du lịch thực thi việc làm theo hướng dẫn việc làm điều hành quản lý tour. Toàn bộ những yếu tố phát sinh đều phải ghi vào nhật ký hành trình dài tour .

Công tác trả khách :

Khâu này cũng rất quan trọng nhặm lưu giữ ấn tượng về chuyến đi cho khách. Đầu tiên đó là liên hệ xe đưa khách trở lại vị trí theo nhu yếu của khách. Và nhất định hướng dẫn viên du lịch phải có lời cảm ơn khách khi đi tour của công ty. Sau đó gửi khách bản nhìn nhận tour. Hướng dẫn viên hướng dẫn khách ghi và thu lại bản nhìn nhận đó .

Bước tập hợp và báo cáo

Tập hợp và báo cáo cho trường phòng điều hành tour

 Đây là bước cuối cùng trong quy trình điều hành tour. Bước này những nhân viên điều hành tour làm một số công việc kết thúc tour. Cụ thể là làm thủ tục quyết toán với kế toán theo bảng chi phí hướng dẫn viên đưa. Sau đó sẽ nộp bảng đánh giá tour cho trưởng phòng điều hành tour. Kèm theo nhật ký tour và báo cáo sự cố xảy ra trong tour.

Trên đây là những bước trong quy trình điều hành tour. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu hơn về nghề điều hành tour du lịch.

Source: https://hanoittfc.com.vn
Category: Dịch Vụ